Sunday, April 7, 2013

Latihan Dasar Organisasi Bersama PPI Ankara



Kesekretariatan

Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.
Berdasarkan bagan organisasi, ada dua unsur yang terkandung didalamnya.
1)                   Unsur Lini: unsur ini berhubungan langsung dengan pencapaian organisasi. Dalam kata lain, organisasi ini berkaitan erat dan langsung dengan target-target organisasi. (Langsung)
2)                   Unsur Staff: unsur ini dapat diartikan sebagai unsur pembantu atau pendukung tercapainya tujuan sebuah organisasi. (Tidak langsung)


Proses pencalonan ketua, wakil, sekretaris dan lain-lain dapat digunakan untuk mengetahui visi-visi apa saja yang tersedia. Setelah mengetahui hal-hal tersebut, kita bisa melihat apa program kerja yang mereka sudah rencanakan. Kemudian, setelah kita memahami program kerja, anggaran untuk melancarkan target-target akan dapat dibuat.


Dalam organisasi, ada beberapa bentuk-bentuk pola penataan, yaitu 
  Merencanakan (Planning)
  Menyusun (Arranging)
  Menghimpun (Collecting)
  Mencatat (Recording)
  Mengolah (Processing)
  Mengendalikan (Controlling)
  Mengirim (Transfering)
  Menyimpan (Filing)

Poin-poin ini bertujuan untuk memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal, mengamankan rahasia organisasi dan mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen.

Disamping itu, poin-poin tersebut juga memiliki fungsi yang tidak kalah pentingnya. Fungsi pertama adalah mengadakan pencatatan semua kegiatan organisasi, kedua sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan, ketiga pengendali informasi internal dan eksternal organisasi, keempat sebagai alat komunikasi organisasi dan terakhir sebagai pusat dokumentasi.


Sebagaimana penjelasan diatas, kita bisa simpulkan bahwa kesekretariatan bersifat urgensi yang mana merupakan salah satu elemen (yang mecakup sumber daya manusia/pengurus, sekretariat, perlengkapan dan peralatan kesekretariatan dan identitas organisasi) yang sangat penting dalam menyokong organisasi. Bagaimana sistem pengelolaan administrasi, sistem manajemen pengarsipan data dan informasi, sampai bagaimana kerapian sekretariat sebagai ”rumah” bagi pengurus menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi nafas kehidupan sebuah organisasi.

Disamping itu, dalam organisasi sekretaris adalah bagian yang sangat menentukan jalannya organisasi. Tugas-tugas krusial yang dibawanya terbagi 3, yaitu tugas rutin, instruksi dan kreatif.

q Tugas Rutin
  Menyusun dan mengurusi surat (Korespondensi).
  Menata arsip dokumen (berkas).
  Menerima dan melayani tamu organisasi.
  Mengatur jadwal acara kegiatan internal dan eksternal organisasi.
  Menyiapkan pembuatan laporan kegiatan organisasi.
q  Tugas Instruksi

q  Tugas Kreatif
  Membuat perencanaan program kerja.
  Pemantapan kepribadian dan pengembangan diri.
  Efisiensi dan efektifitas pekerjaan.



SURAT DAN PENGELOLAANYA

Surat adalah salah satu alat komunikasi tertulis dari satu pihak yang ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan informasi. Fungsi-fungsi surat itu terbagi 4 yaitu sebagai wakil dari pengirim/penulis, alat pengingat, pedoman kerja dan bukti tertulis hitam diatas putih.

Untuk membuat surat yang baik, kita harus memenuhi unsur-unsur berikut:
  1. Sistematis susunan isi surat
  2. Singkat, tidak bertele-tele
  3. Jelas
  4. Format menarik


Ada 13 jenis-jenis surat:
  1. Surat Dinas;
  2. Nota Dinas; -> Surat yg isinya mrupkan catatan singkat tentang pokok-pokok persoalan yang sifatnya meminta penjelasan/petunjuk atau laporan. Ini biasanya digunakan oleh bawahan kepada atasan.

  1. Memo;
  2. Surat Pengantar;
  3. Surat Keputusan;
  4. Surat Edaran;-> surat yang digunakan untuk pemberitahuan tertulis ditujukan kepada pejabat tertentu, tidak memuat kebijakan pokok, penjelasan atau petunjuk tentang pelaksanaan peraturan yang telah ada

  1. Surat Undangan; -> Surat Undangan merupakan surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan. Surat ini dapat berbentuk lembaran (surat) atau kartu.

  1. Surat Tugas; -> adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Surat ini dapat berbentuk narasi dan berbentuk kolom atau tabel. Surat tugas terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut; kepala surat tugas, pembuka surat tugas, isi surat tugas dan penutup surat tugas.

  1. Surat Kuasa;
  2. Surat Pengumuman;
  3. Surat Pernyataan; Surat yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu. Bentuknya dapat berupa surat dinas biasa atau lembar formulir. Surat pengantar yang berbentuk surat biasa berlaku ketentuan-ketentuan seperti yang berlaku untuk surat dinas


  1. Surat Keterangan; -> Surat Keterangan adalah surat yang berisi keterangan mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan. Surat keterangan terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut : kepala surat keterangan, pembuka surat keterangan, isi surat keterangan dan penutup surat keterangan.

  1. Berita Acara.


Bagian-bagian dari surat:
1)   Kepala (Kop) Surat
a.     Nama Institusi atau Kepanitiaan
b.     Alamat atau sekretariat organisasi
c.      Nomor telepon, Contact Person, Fax, Website, Homepage dan Email.
d.     Lambang Institusi atau Kepanitiaan.

2)   Nomor Surat
            Setiap surat resmi hendaknya diberi nomor dengan tujuan untuk :
a.     Memudahkan pengarsipan surat.
b.     Memudahkan perhitungan jumlah surat keluar atau masuk dalam periode tertentu.
c.      Menunjukan sumber dalam kegiatan surat-menyurat dengan merujuk nomor surat yang dibalas atau ditindaklanjuti
3)   Lampiran: biarpun tidak ada lampiran, tulis aja (-)
4)   Perihal: Tentang surat
5)   Tanggal surat: tanggal dikeluarkan nya surat, bukan diketik atau diterima
6)   Alamat surat
7)   Isi surat: terdiri dari pendahuluan (kalimat pembukaan isi surat wajib ditulis singkat dan jelas), isi pokok (uraian lugas sebagai inti isi surat), penutup (kalimat yang mengakhiri isi surat)
-       Contoh kalimat pembuka: kami beritahukan bahwa, bersama ini kam kirimkan, dalam rangka, diberitahukan dg hormat, menyusul surat kami tanggal…, membahas surat anda no.. perihal.., sehubungan dengan…
-       Contoh kalimat penutup: atas perhatian dan bantuan saudara kami sampaikan terimaksh, kami mengharap bantuan saudara, besar harapan kami akan, demikian utk perhatian (sejajar dan dibawah), demikian utk menjadi periksa (suratnya keatas).

8) Kaki atau Penutup Surat: terdiri atas
  1. Nama Jabatan Penandatangan
  2. Nama Terang Penandatangan
  3. Cap (Stempel) Institusi atau Kepanitiaan
  4. Tembusan, ditujukan pada pihak-pihak yang berwenang, memerlukan atau berhubungan dengan isi surat.


Penanganan surat masuk dan keluar: Penyortiran surat -> Pencatatan (dicatat penerimaan nya kapan, perihalnya apa) -> Penyerahan ke pimpinan-> Disposisi (arahan dari kepala; menindak lanjuti : tindak lanjut – ACC) -> Distribusi -> penyimpanan (bisa di kembalikan ke sekretaris atau di pegang oleh yg di distribusikan)

Buku agenda surat masuk terdiri dari:
Nomor, tanggal, nomor surat, tanggal surat, pengirim, perihal, pengolah, disposisi (diisi nanti), keterangan.

Bagan penanganan surat keluar: perintah pembuatan surat->pembuatan konsep surat-> pengetikan -> penandatanganan -> pemberian nomor -> tanggal stempel-> pencatatan -> pengiriman.

Buku agenda surat keluar terdiri dari: nomor, tanggal alamat, perihal, pengolah, keterangan.

Penataan Arsip atau Berkas adalah proses pengelolaan naskah-naskah yang dihasilkan dan diterima dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan tungal ataupun berkelompok yang disusun berdasarkan kesamaan urusan, kesamaan masalah, atau kesamaan jenis.
Tujuan: Agar arsip dapat disimpan, menjamin kerahasiaan dan keutuhan dokumen, dan mencegah hal-hal yang mungkin dapat merusak atau menghilangkan arsip.


Klasifikasi penataan arsip:
1. Sistem Abjad (Alphabetic Filing)
            Menggunakan nama orang, instansi atau organisasi.
2. Sistem Masalah (Subject Filing)
            Sesuai pokok permasalahan atau sub masalah.
3. Sistem Nomor (Numeric Filing)
            Disusun berdasarkan urutan nomor.
4. Sistem Tanggal (Chronologic Filing)
            Disusun menurut datangnya (tanggal, bulan, tahun).
5. Sistem Wilayah (Geographic Filing)
            Menurut wilayah kerja atau kota.
N.B begitu tahun berganti, mulai dari 0 lagi (no surat)

--


Organisasi dan Manajemen

Organisasi pada hakikatnya adalah sebuah kerja sama yang dilakukan minimal oleh 2 orang untuk mencapai sebuah tujuan tertentu. Berikut adalah pengertian organisasi secara terminologi

       James D. Mooney: Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
       Chester I. Bernard: Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
       Stephen P. Robbins: Organisasi adalah kesatuan sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama.

Sebagai makhluk individu sekaligus sosial, ada beberapa hal yang tidak dapat kita lakukan sendiri. Oleh karena itu, untuk menempuh suatu tujuan, kita mungkin perlu bekerja sama dengan orang lain.

Organisasi itu sendiri terbagi atas dua kategori yaitu organisasi klasik (tradisional) dan organisasi modern. Organisasi klasik bersifat kaku (seperti mesin) yang mengabaikan hubungan manusiawi. Neoklasik menekankan pada aspek psikologis dan sosial anggota. Dalam organisasi klasik, yang mana muncul pada abad 19, terdapat 3 teori dasar yaitu
1)   Teori Birokrasi: teori ini mencakup sebuah pembagian kerja, hierarki dan sistem aturan, yang bersifat rasional, prosedural dan impersonal. Namun, teori ini dikritik oleh Wilson. Beliau berpendapat bahwa elemen-elemen ini tidak cukup. Munculah teori baru;
2)   Teori Administrasi: teori ini mencakup akuntasi dan manajerial yang  bersifat teknikal, komersial (pencitraan; contoh: poster) dan finansial. Akan tetapi, teori ini juga dikritik;
3)   Teori Manajemen Ilmiah mencakup ilmu pengetahuan, seleksi, pelatihan/pengembangan dan efisiensi.

Organisasi modern menitikberatkan pada keterpaduan perancangan secara menyeluruh yang bersifat horizontal, dinamis dan multidimensi. Organisasi modern percaya bahwa dalam menjalankan organisasi, kita buka hanya menjalankan secara structural, tetapi juga menekankan pada aspek psikologis, yang mana menganggap organisasi sebagai organisasi bersama.

Perencanaan Manajement Stratejik adala manajemen dalam lingkup luas untuk masa depan.

Kita semua harus berangkat dari visi. Pertama, visi tersebut harus fokus dan sama. Kedua, misi boleh berbeda (ada banyak jalan menuju roma). Ketiga, program dalam menentukan staff (program lebih baik dibuat terlebih dahulu untuk membantu memilih orang-orang yang tepat dalam berorganisasi).

Organisasi dan manajemen: organisasi -> manajement -> tujuan

Kegiatan manajemenn:
1)   planning
2)   organizing
3)   motivating
4)   controlling
5)   evaluating (harus rutin) – ketua harus mampu membuat evaluasi untuk mengetahui apakah ada kesuksesan dan dimanakah kekurangannya.

Sumber daya organisasi; terdiri dari manusia (anggota, staff), uang, material (peralatan penunjang), metode, market (yg berhubungan dengan orang)

Keuangan organ: mencakup penganggaran (laporan) -> pelaporan -> pencatatan.

Perencanaan Keuangan: dalam perencanaan keuangan terdapat rencana parsial (kegiatan per program, rencana dan detailnya apa) -> yang selanjutnya akan disampaikan ke sponsor (menhasilkan kontrak kerjasama)

Pencatatan Keuangan: Terdiri atas dokument transaksi keuangan -> jurnal harian (buku kas, buku bank) -> buku besar (detail transaksi) -> laporan keuangan (setiap 3 bulan/4 bulan – lebih baik). Semua perincian pada akhirnya harus dilaporkan kepada para donatur untuk membuatnya nyaman berdonatur di acara-acara selanjutnya.  Oleh karena itu, perincian tersebut harus bersifat transparan, accountability (ada script nya), jelas dan konsisten.

N.B: (mengenai proposal): proposal sangat dibutuhkan untuk meyakinkan orang bahwa kegiatan kita ini layak dibantu. Kata-kata yg paling penting. Pertama yang harus dijelaskan adalah organisasi itu sendiri (organisasi apa, tujuannya apa dll), mengenai kegiatan-kegiatan yang terkandung didalamnya (tujuannya apa, pesertanya berapa dll). Satu yang harus tetap kita ingat dalam membuat program keuangan adalah keuangan proposal itu sendiri harus rasional,


Pertanyaan-pertanyaan:
1)   Dengan adanya teknologi, kita cenderung memilih email untuk meberikan laporan atau proposal. Bagaimana itu?
Itu bagus namun tetap harus ada back-up/printout nya, dan itu harus diarsipkan juga untuk mengatasi masalah-masalh teknis teknologi.

2)   Kegiatan PPI Ankara kemarin menggunakan dana dari mahasiswa-mahasiswa. Apa itu perlu juga diterbitkan?
Iya, karena mahasiswa juga termasuk donatur.

3)    Apa si pembuat proposal harus punya relasi/ network? Itu tidak harus, yang penting semua tentang organisasinya jelas.

4)   Bagaimana dan apa model kerja sama dengan sponsor?
Ring 1: orang-orang yg kita kenal kenal dengan orang-orang yang berhubungan
Ring 2: kenalan
Ring 3: murni professional, kita tidak tahu siapa-siapa.


N.B Ring 1 dan 2 cukup dengan pendekatan personal

5)   Setiap surat yg masuk dan keluar itu perlu diarsipkan? Kapan itu tanggal kadaluarsa surat? Arsiparis: arsip terbagi dalam bbrp macam. Peruntukan tahunnya itu situasional. Biasanya 5 tahun, setelah itu semua arsip masih ada di sekretaria. Dan arsip-arsip yg terlihat sangat minim (inaktif) untuk dibuka lagi akan dibawa ke markas arsip.

6)   PPI Ankara Administrasi atau kegiatan/ kinerjanya kurang?

Pak Helmi: Harus seirama. Dua-duanya harus sudah tercover. jika ada ketimpangan, maka ada sesuatu yang perlu diganti.
Mas Akmal: Administrasinya bagus, maka kinerja nya akan mengikut. Tidak mungkin ada kegiatan bagus, jika administrasinya berantakkan. Administrasi yang bagus, menghasilkan organisasi yang bagus.

N.B Tanggapan mengenai no.7: kalau organisasi pasti butuh administrasi. Itu melibatkan banyak orang. Memiliki ADRT dan struktur yang jelas. Kalau tidak ada, maka itu hanya paguyuban.
--


Peran Organisasi Dalam Membangun Karakter

0.0 KM: bukan Istanbul, tapi Ankara.

Berinvestasi melalui organisasi:

Semua yang kita dapatkan dikampus dapat diartikan sebagai sebuah energi yang tertidur. Oleh karena itu kita butuh membuatnya menjadi terbangun. Untuk itu kita harus mampu membeli masa depan kita dengan harga sekarang. Namun, mungkin banyak orang bertanya mengapa kita perlu berinvestasi. Pada dasarnya, kita hanya membutuhkan 3 hal pokok untuk melakukan sebuah investasi yaitu mempunyai modal, kemauan dan momentum. (Manusia yang tidak dapat memanfaatkan momentum adalah manusia yang rugi)

“Di sekolah kita baru mengambil pedang, dalam berorganisasi dan berkehidupan sosial kita memanfatkannya. Pedang bukan hanya soal kejamanannya, tetapi seberapa terampil kamu menggunakannya.” - Ahmad Faris

Namun, apa sajakah hal-hal yang perlu kita bangun untuk menjemput momen?
1)   Kompetensi: kita bisa maju dengan adanya kompetensi. Contoh: apa yang sudah di tempuh oleh PPI Bursa, Gaziantep. – S: skills + E: experience + K: Knowledge + A: Attitude = C:competence
2)   Optimism: Ketika kita membunuh optimism, kita membunuh masa depan.
Confidence (percaya diri),  Future, Hope

“Jika mati harapan, mati pula segala-galanya. Potensi pun kamu bunuh, peluan kamu tutup dan masa depan menjadi gelap gulita.” – Ahmad Faris

3)   Kreatifitas vs intelijenisia: kreatifitas digali 2/3 dari pendidikan, sedangkan 1/3 dari genetic genetik.
Untuk membangun kratifitas, kita harus melatih bagaimana berfikir kreatif (berfikir diluar aturan), mengkombinasikan hal-hal yang sudah ada, harus ada motivasi dalam diri, keinginan untuk menjadi kreatif dan butuh resources. Inilah rincian singkat mengenai bagaimana terciptanya kreatifitas, yang mana mengantarkan kita pada beberapa informasi dan pengetahuan yang dapat membuka akses ke informasi.

N.B semakin detil kita berfikir tentang masa depan kita, semakin sukses kita menjadi.

Pemimpin masa depan harus kreatif. Kreatif berarti kaya akan ide. Pemimpin yang miskin adalah yang tidak bisa menciptakan opso-opsi. – Ahmad Faris

4)   Berfikir logic: kita harus mampu membandingan (komaparasi): hal yang paling utama adalah sebagai mahasiswa. Bangun pola pikir dengan pendekatan saintifik.
a) belajar meobservasi, lathian melihat, memanfaatkan indra;
b) memunculkan pertanyaan
c) melatih kemampuan nalar dengan bereksperimen.;Logical thinking: 1) membandingkan 2) mengetahui yang benar dan palsu 3) berdiskusi, berdebat dan berargumentasi

“Berpikir rasional, membuatmu tidak bisa ditipu oleh perasaan. Membuatmu dapat melihat segala sesuatu dengan objektif. Ada banyak orang baik, namun tersesat karena tidak berani berpikir kritis.” – Ahmad Faris

5)   Innovasi: rantai yang tidak pernah terputus. 1) riset: curi ilmu jepang ATM: amati, tiru, modifikasi. 2) membuat produk 3) mengembangkan produk 4) menjual produk

Kemungkinan besar, dari 100 ide, hanya ada stu yang brilian. Aritnya, jika kita ingin membuat 10 program saja, kita membutuhkan 1000 ide. – Ahmad Faris

N.B banyak didunia ini yang berfikir, tapi jarang yang berbuat. Banyak berbuat, tapi tidak di kembangkan. ---
6)   Jaringan – Network: ini adalah kunci bagaimana kita memelihara 5 hal yg diatas. Kenapa butuh itu? Untuk bisa bekerja sama.
Kesuksesan harus bekerja sama, min 3 org: jika satu harapan mati, maka mati pula segala-galanya.

“Membangun network berarti belajar, bersangka baik, membuang ego dan mengikis budaya kebencian” – Ahmad Faris

Dengan berorganisasi, kita mampu melihat orang lain lebih utuh saling bergantung dan akrab, lebih menghargai, mengatasi rintangan (contoh: pertahanan diri) dan lain-lain.

“Berorganisasi adalah belajar menghargai keberadaan orang lain, melihat kelemahan diri, merasakan kesaling bergantungan, membangun jembatan bukan tembok, serta menghibur diri dalam keakraban” – Ahmad Faris

N.B Peran berbangsa: dengan network yang kuat, kita akan bisa membuat politik yang berdaulat.


Pertanyaan-pertanyaan:

1)   Apakah kita harus merubah persepsi kita dalam menghadapi tabu?
Ukuran yg kebenaran bukan ‘banyaknya’ / kuantitas. Kita harus menjadi pribadi yang terbuka. Mungkin saja yg kita yakini itu benar, persepsi nya mungkin berbeda. Kalau logika itu tidak benar, pasti akan nada logika yang lebih kuat. Tp bukan berarti logika kita terbunuh. Jangan meneyerah.

2)   Apa batas yg kita dapat gunakan untuk mentoleransi hal-hal tersebut?
Ada standar yang disepakati oleh semua manusia, agama, lingkungan. Kita menggunakan yang mana. Ketika keyakinan kita tidak bersinggunagn dengan orang lain, kita bisa menghargai satu sama lain. Ketika orang tersebut telah meyakini ideologi tersendiri, kita bisa menghargai. Namun kalau dalam berpikir, kita tidak harus memaksakan diri kita sendiri atau orang lain untuk mengikuti apa yang di percayai.

3)   Bagaimana seharusnya ketua itu bersikap di dalam sebuah event?
Kita tidak bisa memuaskan seluruh pihak. Tidak semua hal harus kita dengar dari org lain. Yang penting kita bekerja dalam porsi yang proporsional. Kalau kita mendengar semua ucapan orang, kita tidak akan bisa. Ketua memang tugasnya untuk mengatur, tetapi bagaimana ketika dia mengatur membuat orang ridho. Amanah itu diperlukan, dibangun oleh 2 hal: jujur dan integritas (syarat membangun kepercayaan).

4)   Seorang pemimpin perlu kemampuan bicara yang baik. Bagaimana menanggapi hal tersebut?
Pada saat kita terbentur oleh suatu masalah, itu tidak segampang ketika kita berbicara. Ketika kita menghadapi kegagalan, itu bukan gagal total. Ada banyak hal yang tidak bisa instan. Latihan adalah hal terpenting yang harus dilakukan. Keberanian adalah hal pertama yang sangat dibutuhkan.

5)   Jika kita hanya mempunyai hope dan confidence, itu irisannya menjadi apa? Itu optimisme tidak akan terbentuk.


6)   Apa itu batasan optimism?
Pesimisme, ketika kita berhenti optimis, kita menjadi pesimisme.
Namun optimism membutuhkan kemampuan. Kemampuan memilih -> berharap. -> fase tertinggi adalah ridho.

7)    Dalam kampus ada eksternal dan internal, apakah yg eksternal ada kordinasinya dengan internal? Kak Deden Mauli Darajat: Apa bila ada bentrok, itu bagaimana? Bentrok itu pasti terjadi. Jika yg satu aktif, maka yg lain cenderung tidak aktif. Bagaimana menghadapi itu? Harus ada komunikasi karena suara sumbang itu pasti ada.

Organisasi kemitraan itu seperti organisasi primordial. Primordial itu asasnya kebersamaan. Tidak bisa disamakan organisai ekstra dan intra di Indonesia dan Turki.



7 April 2013
TUTEV

1. Bpk. Helmi Fuad – Pembicara

    Manajemen Organisasi

    Sumarsih Condroayu Purbarani – Moderator

    Akmal Khairi – Pembicara

2. Ahmad Faris – Pembicara



   Gagas Pambudi Utomo – Moderator

0 comments:

Post a Comment